Comment bien planifier son travail ?

Que ce soit dans sa vie personnelle ou professionnelle, que ce soit pour un petit comme pour un grand événement, bien planifier son travail est essentiel pour atteindre son but. Qu’il s’agisse d’organiser son mariage, de réaliser un projet professionnel ou de tenir un blog, il est beaucoup plus facile (et surtout beaucoup moins stressant) d’atteindre son but quand on a bien tout planifié. Rares sont les personnes qui arrivent à penser à tout au bon moment (si vous êtes l’une d’elles faites-moi signe!). Élaborer un plan d’action, une feuille de route ou un échéancier est une nécessité pour la majorité d’entre nous! Mais comment faire?

Tout d’abord, qu’est ce qu’une bonne planification?

Bien planifier son travail, ça veut dire planifier les tâches de façon réaliste pour qu’elles s’enchaînent chronologiquement et logiquement les unes aux autres. Comme on peut difficilement construire une maison sans plans, on peut difficilement concrétiser un projet sans planification.

Réaliste? C’est la clef de toute bonne planification. Votre planification doit avant tout tenir compte de votre capacité de travail et d’investissement, et des imprévus qui vont inévitablement surgir en cours de route. Si vous ne pouvez pas consacrer plus de 2 heures par jour à un projet, ne planifiez que 2 heures par jour. Quand on planifie, on a tendance à être optimiste car on est transporté par l’énergie stimulante de la nouveauté. On a tendance à se surestimer. Gardez les idées claires, soyez lucide sur vos capacités et celles des autres intervenants.

Une bonne planification est également une planification qu’on réajuste au fil du temps. Ça peut paraître fou, mais dans sa planification, il faut prévoir du temps pour la planification! Il faut quotidiennement jeter un œil à son plan de travail et s’assurer que les délais sont respectés. Si un imprévu vient chambouler votre planification, pas de panique: il suffit de réviser vos échéanciers. Il est crucial de valider le plus souvent possible ses échéanciers. Plus tôt on détecte des retards (ou de l’avance!), plus il est facile de corriger le tir sans avoir à tout remettre en cause.

Enfin, last but not least, une bonne planification n’est utile que si on s’y astreint! C’est une évidence, mais si on ne fait pas les efforts suffisants pour tenir le cap, on dérape. Il ne faut pas que la flexibilité de votre planification vous fasse sombrer dans la procrastination. Si vous passez votre temps à réajuster vos échéanciers, c’est qu’il y a un problème. Il faut vous rendre alors à l’évidence: vous avez du mal à évaluer les charges de travail et/ou il est fort probable que vous souffriez de procrastination. Ce n’est pas grave Docteur, quand on en prend conscience on l’apprivoise (j’en suis la preuve vivante).

⇒ En résumé, bien planifier son travail c’est être réaliste, savoir s’adapter au changement et être constant dans ses efforts.

Maintenant qu’on a bien compris ce qu’était une bonne planification, comment on fait?

1. On prend un papier et un crayon (ou un nouveau document Word, ou un parchemin et une plume, peu importe) et on commence par écrire l’objectif principal que l’on veut atteindre en gros caractères tout en haut de la page. Admettons que votre objectif soit de créer votre blog cet été, vous allez écrire CRÉER MON BLOG tout en haut de la page. Ensuite, inscrire en dessous la date d’échéance réaliste à laquelle vous souhaitez que ce projet soit concrétisé. Mettons le 1er juillet 2016.
2. Notez maintenant toutes les actions qui vous viennent à l’esprit concernant ce projet: trouver un pseudonyme, choisir un hébergeur, définir la thématique de mon blog, créer mon identité visuelle (logo, bannière, couleurs…), trouver mon style, créer ma banque d’images, trouver mes premiers sujets d’articles, décider de mon calendrier rédactionnel (à quelle fréquence vais-je publier?), créer les comptes sur les médias sociaux, créer une adresse e-mail… Laissez filer votre imagination et écrivez tout comme cela vient. Prenez plusieurs jours pour le faire, consultez vos proches, cherchez des informations sur internet… ne précipitez pas cette étape car elle est cruciale. Pour des raisons pratiques, utilisez des post-its ou des fiches / feuilles volantes. Notez une action par post-it / fiche / feuille.
3. Mettez de l’ordre dans ce chaos. Ordonnez toutes les idées du point précédent en une suite chronologique logique. Avoir un support repositionnable comme le post-it permet de placer et déplacer les actions à sa guise. Ne mettez aucune échéance à cette étape, contentez-vous de mettre les post-its en ordre. Placez la toute première action tout à gauche, puis déroulez les événements vers la droite, l’étape finale étant le post-it le plus à droite, comme une frise chronologique.
4. Détaillez chaque action, expliquez de façon concrète comment vous allez vous y prendre pour chaque post-it. Exemple: créer mon pseudonyme = brainstorming d’une journée avec mes amies autour d’un café. Définir concrètement comment on va réaliser une action permet d’y associer le temps nécessaire pour y arriver. À la fin de cette étape, chaque action (post-it) doit avoir son mode d’emploi et sa durée.
5. Posez des dates pour chaque action. Commencez par définir votre Jour 1, le jour où vous allez poser votre toute première action. Écrivez cette date sur le post-it correspondant. Inscrivez ensuite le dernier jour, ici le 1er juillet 2016, sur votre dernier post-it qui sera la date de mise en ligne du blog. Maintenant, remplissez les dates dans cet intervalle!
6. Une fois ces étapes réalisées, visualisez toute la chronologie de façon réaliste et sensée. Tenez compte de tous vos autres impératifs qui peuvent influencer votre travail, comme une période d’examens, des vacances, un déménagement. Insérez vos actions dans votre réalité. Vous devez là encore consacrer plusieurs jours à cette finalisation. Prenez le temps qu’il vous faut, mais ne faites pas traîner les choses inutilement: posez une échéance sur tout ce processus de planification. Suivant la complexité du projet, la planification peut aller d’une journée à une dizaine de jours.
7. Mettez votre feuille de route au propre sur votre papier du point 1. Mettez des couleurs, faites des cases, utilisez des flèches, faites du coloriage, collez des stickers… Faites de ce plan de travail votre carte pour arriver à destination sans vous perdre.
8. Au boulot, faites des efforts pour réaliser chaque étape dans les délais. Rayez chaque action lorsqu’elle est réalisée (c’est si gratifiant!). Ne perdez pas de vue votre objectif.

Un projet sans plan d'action n'est qu'un doux rêve Click To Tweet

Astuce 1: entonnoir annuel de la planification

• Du 15 au 31 décembre: fixez vos objectifs pour l’année suivante.
• Du 1er au 15 janvier: déclinez vos objectifs annuels en objectifs trimestriels puis mensuels.
• 1er avril, 1er juillet, 1er octobre: ajustez vos objectifs trimestriels.
• Dernier jour de chaque mois: planifier les actions du mois à venir.
• Chaque dimanche soir: planifier vos actions pour la semaine à venir.

Astuce 2: décomposition d’un objectif

• Définir un objectif principal. Il s’agit d’un projet majeur que vous souhaitez voir se réaliser. C’est la « big picture ».
• Fractionner votre objectif principal en quelques étapes majeures (de 3 à 6 en général).
• Subdiviser chaque étape en actions
• Découper chaque action en tâches concrètes
• Concrétiser chaque tâche en sous-taches simples. Ce sont elles que vous allez réaliser chaque jour l’une après l’autre.

Je reviendrais régulièrement sur tous ces différents aspects de la planification, de l’organisation et de la gestion de projets car c’est fondamental et parce que j’adore ça moi, voir des rêves devenir réalité! Bien planifier son travail c’est garantir le succès de ses projets et s’épargner beaucoup de stress inutile.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez plus de précisions sur un point en particulier, laissez-moi un commentaire!

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Bonne journée!